070 357 0800

Afvoeren van het loonheffingsnummer

Afgelopen maanden heeft SDB*Ayton BPO (het SDB Salarisbureau) diverse vragen gehad van SDB Salaris klanten over wijzigingen van het loonheffingsnummer. Het loonheffingsnummer was veranderd door wijzigingen van de rechtsvorm of samenvoegingen van organisaties. Denk hierbij bijvoorbeeld aan twee stichtingen die samen gaan. Hieronder willen we uitleg geven wat er in verschillende situaties van u wordt verwacht.

Loonheffingsnummer

Als een rechtspersoon personeel in dienst wil gaan nemen,  moet dit bekend worden gemaakt bij de Belastingdienst / UWV. Hiervoor moet een aanvraag Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever worden ingestuurd. Na deze aanvraag krijgt de rechtspersoon de titel ‘werkgever’ en wordt een uniek nummer toegekend, het ‘Loonheffingsnummer’. Als de werkgever een loonheffingsnummer krijgt is deze verplicht om elk loontijdvak een loonaangifte in te sturen. Doet de werkgever dit niet of te laat, ongeacht of wel of geen loon is betaald, dan wordt door de Belastingdienst een boete opgelegd.

Geen personeel meer in dienst

Zoals hierboven aangegeven, moet altijd na afloop van een loontijdvak (bij de meeste werkgevers is dat maandelijks) de loonaangifte worden ingestuurd. Maar wat nu als er geen personeel meer in dienst is of als er geen loon is uitbetaald? Nog steeds verwacht de Belastingdienst dan na elk loontijdvak een aangifte. Maar als er geen personeel meer is of er is geen loonbetaling, dan heet dit een ‘nul’-aangifte, ook wel nihilaangiften genoemd.

Als de werkgever dus geen medewerkers meer in dienst heeft en ook niet van plan is weer personeel in dienst te gaan nemen, dan moet dit worden gemeld bij de Belastingdienst zodat het Loonheffingsnummer kan worden afgesloten. Een dergelijke melding kan niet door BPO worden gedaan, dit moet de werkgever zelf doen. Vervolgens controleert de Belastingdienst  of de werkgever aan alle verplichtingen heeft voldaan, waarna de werkgever een verklaring ontvangt dat het loonheffingsnummer is afgesloten.  Vanaf dat moment hoeft geen loonaangifte meer te worden ingestuurd.

Wijziging rechtspersoon

Het loonheffingsnummer is gekoppeld aan de rechtspersoon. Dit betekent dat als een nieuwe rechtspersoon wordt opgericht en het personeel van de rechtsvoorganger wordt overgenomen, een nieuw loonheffingsnummer moet worden aangevraagd.

In SDB*Salaris heeft de overgang van klantnummer A naar klantnummer B grote gevolgen. Concreet betekent dit, dat er een nieuwe werkgeversomgeving moet worden ingericht en het personeel moet worden ingevoerd onder het nieuwe klantnummer. Salaris-technisch worden de medewerkers uit dienst gemeld onder het oude klantnummer en krijgen een nieuwe in dienst datum per de dag waarop zij overgaan naar het nieuwe klantnummer. Uit deze actie volgt een afrekening van het vakantiegeld en eindejaarsuitkering op het oude klantnummer.

Ook nadat het klantnummer is geëindigd, moeten aangiften worden ingestuurd. Net zo lang totdat de oude werkgever gevraagd heeft om opheffing van het loonheffingsnummer en de Belastingdienst een verklaring heeft afgegeven dat het loonheffingsnummer is opgeheven. Tijdens deze overgang is het in de praktijk heel gebruikelijk dat maandelijks twee aangiften ingestuurd worden, van zowel het oude klantnummer waar dan geen personeel meer in dienst is, als het nieuwe klantnummer.

Tijdig actie nemen

Het beste moment voor een dergelijke actie is vanzelfsprekend 1 januari. Maar in de praktijk werkt het meestal niet zo.  Meestal geldt de oprichtingsdatum van de nieuwe rechtspersoon, en moet de salarisadministratie zich daarop aanpassen. Heel belangrijk is de aanvraag van het nieuwe loonheffingsnummer en het afmelden van het oude loonheffingsnummer. Het duurt vaak even voordat de werkgever de gevraagde verklaring van de Belastingdienst ontvangt. Als het personeel al is omgezet van het oude naar het nieuwe klantnummer, maar de Belastingdienst nog geen nieuw loonheffingsnummer heeft toegekend, maakt dat de loonaangifte bijzonder lastig. Daarom is ons advies altijd zo snel mogelijk actie te ondernemen naar de Belastingdienst.

En wat SDB*Salaris betreft moet er veel werk worden verzet om de nieuwe werkgeversomgeving in te richten en het personeel onder het nieuwe klantnummer in te voeren. Hoe eerder dus wordt gemeld dat het personeel over gaat naar een nieuwe rechtspersoon, hoe beter het is. Dan kan worden bekeken hoe het oude klantnummer kan worden afgesloten en het personeel kan worden overgezet naar het nieuwe klantnummer.

Vragen

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel, neemt u dan contact op met SDB Ayton afdeling SDB*BPO (SDB*Salarisbureau) tel. 070 35 70 884.

En mocht u een andere situatie hebben en twijfelt u of er iets door moet worden gegeven aan de Belastingdienst dan kunt u vanzelfsprekend ook met dit nummer contact opnemen. Wij zullen u zo goed mogelijk van dienst zijn.

Sorry, the comment form is closed at this time.