070 357 0800

Grip op de bedrijfsvoering: horizontaal toezicht op mutaties

Door de hoge margedruk binnen de zorg is het voor zorg- en welzijnsinstellingen noodzakelijk om te bezuinigen op managementkosten. Costcenters in de backoffice moeten en kunnen afslanken door efficiënter te werken. Zorgmedewerkers hebben maandelijks veel variabele mutaties. Meestal worden deze vooraf gecontroleerd door de leidinggevende. Dit is arbeidsintensief en kent een grote kans op fouten. SDB*Selfservice biedt uitkomst door afwijkende mutaties achteraf te controleren; een zeer betrouwbare oplossing die veel werkdruk wegneemt bij leidinggevenden.

Horizontaal toezicht
De zorg heeft te maken met veel variabele mutaties waaronder werkuren, onregelmatigheidstoeslag (ORT), reistijden en -kilometers. De controle hiervan gebeurt over het algemeen vooraf door de leidinggevende op 100% basis. Dit is arbeidsintensief en gebeurt vanwege de werkdruk nogal eens te vluchtig met onnodig veel fouten tot gevolg. SDB Groep introduceert om die reden ‘horizontaal toezicht’, waarmee de 100% controle naar de achterkant van het proces verschuift. In eerste instantie vindt directe uitbetaling van alle ingediende workflows plaats. In een latere fase worden deze per medewerker als big data geanalyseerd. Horizontaal toezicht wordt ook door de Belastingdienst toegepast voor bedrijven en inkomstenbelasting. Omdat zij ervan uitgaan dat een belastingaangifte correct is, vindt directe uitbetaling plaats. Bij afwijkende gegevens zal de Belastingdienst extra controleren. SDB*Selfservice werkt hetzelfde: mutaties krijgen automatisch akkoord voor verwerking. Extremiteiten en dubbele invoer, bijvoorbeeld tweemaal hetzelfde ORT-blok of dezelfde declaratie op datum en bedrag, worden er direct uitgefilterd.

Betrouwbare controle
Zorginstellingen die horizontaal toezicht willen toepassen, dienen een HR-controller aan te stellen. Deze neemt het management en de HR- en salarisadministrateur werk uit handen door het totaal aan ingediende workflows te interpreteren en te verwerken. Na de geautomatiseerde analyses kan de HR-controller steekproeven uitvoeren als extra controle. Deze methode is zeer betrouwbaar, omdat uit onderzoek blijkt dat slechts een paar procent van de variabele mutaties niet klopt of een frauduleus karakter heeft. De mutatie valt dan buiten de vastgelegde bandbreedte van het functieprofiel. Voor iedere functie binnen het functiehuis wordt een passend profiel opgesteld; een directeur heeft bijvoorbeeld een ander profiel dan een verzorgende. Bij een mutatie die afwijkt van de profielbandbreedte kan de betreffende medewerker om uitleg worden gevraagd. Zorginstellingen die voor horizontaal toezicht kiezen, doen er goed aan afspraken te maken over eventueel misbruik van het systeem. De business consultants van SDB Groep kunnen hierin ondersteunen. De voordelen van horizontaal toezicht zijn echter aanzienlijk. Uitbetaling op basis van vertrouwen versterkt de tevredenheid onder medewerkers. De controle van de mutaties is zeer efficiënt en betrouwbaar. En leidinggevenden houden meer tijd over om aan zorg te besteden.

Sorry, the comment form is closed at this time.